Ferie in vista? I consigli di gestione del flusso di lavoro per non stressarsi prima e dopo la pausa

Essere freelance è una scelta di vita che porta con sé libertà e responsabilità. Il lavoro autonomo offre la flessibilità di decidere i propri orari, ma può anche rivelarsi un campo minato di impegni e stress, se non si gestisce con attenzione. Con qualche buona pratica e un po’ di organizzazione, è possibile lavorare efficacemente e godersi le meritate ferie. Vediamo insieme come fare.

Le buone pratiche e le ottime abitudini per gestire il workflow prima delle ferie

Magari è la prima volta che affrontate le ferie da freelance, oppure avete cambiato settore da poco. O, ancora, sono anni che non riuscite a liberarvi da quel sottile senso di colpa verso i clienti che vi porta a strafare prima delle ferie, magari anche durante - giusto un pochino, eh? - e come se non bastasse, lasciate anche montagne di lavoro che annulleranno da subito tutti gli effetti positivi della pausa.

Provate a considerare tutti o alcuni dei punti di questa checklist prima di impazzire o lasciarvi corrodere dal senso del dovere e del sacrificio eccessivi.

Pianificazione e organizzazione

• Organizzate in anticipo
  Create un piano dettagliato per le settimane che precedono la vostra vacanza. Includete scadenze, compiti da completare e deleghe del lavoro, quando possibile
  
• Prioritizzate le attività
  Identificate le attività urgenti e importanti che devono essere completate prima di partire. Concentratevi su queste priorità e organizzate il vostro tempo di conseguenza.
  
• Deleghe e collaborazioni
  Se possibile, delegate compiti ad altri freelance o collaboratori di cui avete fiducia. Comunicate chiaramente le scadenze e le aspettative dei clienti.
  
• Utilizzate gli strumenti di gestione del progetto
  Potete considerare l’uso di tool e app come Asana, Trello o Basecamp per tenere traccia delle vostre attività, delle scadenze e dei progressi, anche condividendoli con i vostri collaboratori.
  
• Automatizzate le attività
  Cercate di automatizzare le attività ripetitive utilizzando strumenti come Zapier o IFTTT. Questo vi farà risparmiare tempo e vi permetterà di concentrarvi su compiti più importanti.
  

Comunicazione e aspettative

• Informate i clienti
  Comunicate ai vostri clienti la tua data di ferie con largo anticipo. Fornite loro aggiornamenti sul lavoro in corso e sulle scadenze imminenti.
  
• Stabilite aspettative realistiche
  Non accettate nuovi progetti o assumete più lavoro di quanto potete gestirne prima di partire, a meno che i clienti non siano d’accordo sul riprendere subito dopo il vostro rientro.
  
• Stabilite un punto di contatto
  Non è consigliato, ma possono esserci situazioni che lo richiedono. Se avete bisogno di aiuto durante la vostra assenza, potete designare un delegato per gestire le comunicazioni con il cliente, oppure stabilite un punto di contatto per le situazioni che lo richiedono (ad esempio l’assistenza di un’ora in un giorno prestabilito).
  
• Mail out of office
  Impostate un messaggio automatico di fuori sede che informa i clienti sulla vostra assenza e sul vostro rientro.
  

E se ci sono degli imprevisti?

• Create un piano di emergenza
  In caso di imprevisti, crea un piano di emergenza che definisce chi contattare e cosa fare.
  
• Siate flessibili, ma ...
  A volte le cose non vanno come previsto. Flessibilità e adattamenti sono una vostra scelta convinta. Non fatevi trascinare da collaboratori e clienti.
  
• Fate un backup del vostro lavoro
  Assicuratevi di eseguire un backup di tutti i vostri dati e file importanti prima di partire. Non si sa mai che qualche imprevisto butti all’aria i vostri sacrifici.
  

Impegno e libertà

Gestire il proprio flusso di lavoro come freelance richiede disciplina, organizzazione e una buona dose di strategia. Ma con questi consigli, è possibile trovare un equilibrio tra il lavoro e il tempo libero, che vi permetterà di godervi appieno le vostre ferie. Ricordate: lavorare bene per vivere bene, questa è la chiave per una vita soddisfacente e serena. 

Ma, soprattutto, ricordatevi sempre di staccare la spina. Cercate di non lavorare proprio del tutto durante la vostra vacanza. Resistete alla tentazione di controllare le e-mail o di pensare o  lavorare su progetti.